Muş Alparslan Üniversitende uygulanmaya geçilen Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile ilgili bilgilendirme toplantısı Senato Salonunda Rektör Prof. Dr. Fethi Ahmet Polatın başkanlığında gerçekleştirildi. Toplantıya Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Erdal Necip Yardımın yanı sıra Fakülte Dekanları, Dekan Yardımcıları, Yüksekokul, Meslek Yüksek Okulu ve Enstitü Müdür ve Müdür Yardımcıları katıldı.
Üniversitedeki iş ve işlemlerin hızlandırılması ve süreç takiplerinin anlık yapılabilmesi için hayati önemde bir çalışma olan, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Muş Alparslan Üniversitesinin tüm fakültelerinde ve birimlerinde kullanılacak.
EBYS uygulaması ile birlikte üniversitedeki yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılması sağlanacak. Konu ile ilgili olarak daha önceki tarihlerde de EBYS’yi kullanacak personellere çeşitli eğitimler verilmişti.
EBYS İLE NE YAPILABİLİR?
Üniversite de uygulamaya geçilen EBYS sistemi ile evrak işleri daha kolay ve hızlı bir şekilde yapılmaya başlanacak.
Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırılabilecek, Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilecek, Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilecek, Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilecek, Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir hale gelecek, Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlanacak, Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlayabilecek, Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilecek, Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilecek, Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanacak, Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacak.
EBYSNİN GETİRİLERİ
Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalacak, Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlanacak, Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlanacak, Evrak akışı hızlı ve doğru sonuçlandırılacak, Süreçlerde tıkanan noktaları raporlayacak, Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürebilecek.
Muş Manşet Gazetesi