Elektronik yazışmaların güvenli olarak internet altyapısı üzerinden yapılmasını ve yazışmaların elektronik olarak arşivlenmesini sağlayan, sunucu ve terminal programlarından oluşan bir e-devlet uygulaması örneği olan Döner Sermaye İşletmeleri e-İletişim ve e-Arşiv Sistemi ilimizde Muş Endüstri Meslek Lisesi, Kız Meslek Lisesi ve Halk Eğitim Merkezinde kullanılıyor.
DöSeNet Nedir?
DöSeNet; elektronik yazışmaların güvenli olarak internet altyapısı üzerinden yapılmasını ve yazışmaların elektronik olarak arşivlenmesini sağlayan, sunucu ve terminal programlarından oluşan bir e-devlet uygulaması örneğidir.
DöSeNet Sayesinde;
Faks zinciri ortadan kalkar.
Telefon zinciri ortadan kalkar.
Evraklar anında ulaşır.
Evrağın ulaşıp ulaşmadığı, ulaştıysa kim tarafından, ne zaman okunduğu belli olur.
Kurumlar sistem üzerinden haberleşirler. Telefon masrafları azalır.
Kağıt ve kırtasiye masrafları azalır.
Bilgisayar yazıcı kartuşu veya toneri masrafları azalır.
Evrakların postaya verilmesine, personel tarafından getirilip götürülmesine gerek kalmaz. Ulaşım masrafları azalır.
Evrak kayıt defteri otomatik olarak oluşturulur.
Evrağın kaybolması, deforme olması gibi sorunlar ortadan kalkar.
İstenilen evrak çeşitli özelliklerine göre anında bulunur.
Ve benzeri kolaylıkları sağlar.
DöSeNet Sistemi Üç Ana Parçadan Oluşmaktadır:
1. Merkez Sunucu:
Bu sunucu İşletmeler Dairesi Başkanlığı’nda kurulmuş olup, sisteme bağlı kurumlar arasındaki elektronik yazışma trafiğini sağlamaktadır. Bu sunucu ile ilgili tüm kurulum ve ayarlar merkezde yapıldığından kurumlarda herhangi bir işlem yapılmayacaktır.
2. Kurum Sunucusu:
Sistemi kullanacak tüm kurumlarda seçilecek ana bilgisayara yüklenmesi gereken programdır. Bu program kurum içindeki elektronik yazışma trafiğini sağladığı gibi, Merkez Sunucuya bağlanarak kurumun diğer kurumlarla olan bağlantısını sağlar. Kurumda sadece bir bilgisayara kurulmalıdır.
3. DöSeNet Terminal:
Sistemi kullanacak tüm kullanıcılara yüklenmesi gereken, sistemde yapılabilecek evrak oluşturma, evrak onaylama, evrak dağıtım gibi işlemlerin yapıldığı programdır.
DöSeNet İle Evrak Gönderme
Bilgisayarda hazırlamış olduğunuz bir evrağı hiç kâğıda basmadan onaylanmak üzere bir üst görevdeki kişiye gönderebilirsiniz. Gerekli tüm onaylar alındıktan sonra evrak internet üzerinden çok hızlı (normal şartlarda en çok 2 dakika) ve güvenli bir şekilde alıcı kuruma ulaştırılır. Evrağın alıcı kuruma gidip gitmediğini ve gitmişse kim tarafından, ne zaman okunduğunu görebilirsiniz. Bunun için hazırlamış olduğunuz evrağın DöSeNet sistemine aktarılması gerekir. Aktarma işlemi sonucunda evrak başkaları tarafından değiştirilemez ve sadece DöSeNet içinde okunabilir hale gelir.
Evrağı DöSeNet’e aktarmak için; yapmanız gereken tek iş evrağı yazdırırken normal yazıcıyı değil DöSeNet isimli sanal yazıcıyı kullanmaktır.
Bilişim teknolojisinde meydana gelen gelişmelerden daha fazla yararlanarak; hizmetin daha süratli, sağlıklı ve ekonomik verilmesine ayrıca, kırtasiyeciliğin ve bürokratik işlemlerin azaltılmasına ve verimliliğin artırılmasına önemli ölçüde katkı sağlayacak DöSeNet (Döner Sermaye İşletmeleri e-İletişim ve e-Arşiv Sistemi) Projesi’nin uygulamaya konulması ilgi onay ile uygun bulunmuştur.
Yazışma, imza, iletişim ve arşivin internet altyapısı üzerinden elektronik ortamda yapılmasını sağlayacak DöSeNet Projesinin uygulaması, aşağıda belirtilen esaslar çerçevesinde yürütülmektedir.
Her okul müdürü, teknik müdür yardımcısını proje sorumlusu olarak görevlendirerek, DöSeNet ile ilgili iş ve işlemler teknik müdür yardımcısının sorumluluğunda ve koordinesinde yürütülmektedir.
Programın (yazılım); İşletmeler Dairesi Başkanlığı, bünyesinde döner sermaye işletmesi bulunan okul ve kurumlar ile bu okul ve kurumların bulunduğu il ve ilçe millî eğitim müdürlüklerinin bilgisayarlarına yüklenilmesi, kullanıcı eğitimi (Bakanlıkça yapılacak toplu eğitim içinde), okul ve kurum şifrelerinin verilmesi, bakımı, yeni versiyonların geliştirilmesi, ilgili mevzuatta meydana gelebilecek değişikliklerin anında programa yansıtılması, uygulamada çıkabilecek sorunların çözümü, tekdüzen muhasebe programıyla uyumu vb. hususlar, program bakım ve destek sözleşmesi imzalanacak Firma tarafından yerine getirilmektedir.
Bakım ve destek hizmeti alınacak Firmanın vereceği bu hizmetler için; DÖSE işletmeleri arasında uygulamada birliği sağlamak amacıyla, iki ayrı “Tip Sözleşme Taslağı” hazırlanmıştır.
DÖSE işletmelerinin ita amirleri veya teknik müdür yardımcıları, her ilden (döner sermayeli okullardan) bu konuya yatkın birer personel ile il millî eğitim müdürlüklerinde İLSİS projesinde görevli bir personel DöSeNet bilgilendirme toplantılarına çağrılacaktır.
Bilgilendirme toplantılarının yapılacağı yer, tarih ve katılacak personel bilahare belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir.
DöSeNet Projesi; 31/03/2005 tarihine kadar deneme mahiyetinde, 01/04/2005 tarihinden itibaren zorunlu olarak uygulanmaktadır, bu tarihten sonra İşletmeler Dairesi Başkanlığı ile yapılacak yazışmaların DöSeNet aracılığı ile yapılması gerekmektedir.
DöSeNet Projesi programı ve kullanım kılavuzu; İşletmeler Dairesi Başkanlığının WEB sayfasında (http://idb.meb.gov.tr/dosenet) yayımlanmıştır. Buradan indirilerek bilgisayarlara yüklenecektir. Sorun çıkması halinde, destek hizmeti alınan Firma veya İşletmeler Dairesi Başkanlığında bağlı bulunulan şube müdürü ile temas kurulacaktır. Muşun Sesi Gazetesi NULL